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保育園や幼稚園の職種、ポジション

保育園・幼稚園の事務のお仕事

2019/02/09


◆平成31年2月5日再更新‼

今回は保育園や幼稚園の事務員のお仕事についてお話ししていきます。

意外と保育士から人気のある職種ではありますが、保育事務の仕事はなかなか求人がありません。

しかし、近年は保育園の増加に伴い、少しずつですが保育事務の求人は増えてきています。

では保育事務の仕事だけでなく、一体どのようなスキルがあると保育事務の仕事に就くことが出来るのか。

今回は、実際に保育事務として働く保育士の意見も交えながら記述していきます

 

 

基本的な業務

・電話応対

・園の運営をしていると本当にたくさんのところから電話がかかってきます。例えば、保護者の方々から遅刻や欠席の連絡。自治体や本部からの連絡。インターネットや備品の営業や、人材紹介会社からの「今、近隣でお仕事を探しているんですが、求人枠はございますでしょうか」という提案の電話など。。。

そんな数々の電話に対して臨機応変に対応するのが、保育事務の役割になります。基本的には園によって対応の仕方が異なりますので、しっかりと教えてもらったことを身につけていくことが重要となります。

基本的に必要なことは『全園児の名前とクラスの把握』と『正しい言葉づかい』です。でもこれは現場の保育士も同じですよね。しかしこれが正しく出来なければ保育事務でなくても保育士が兼任すればいいのではと言われてしまいますので、注意が必要です。

 

・来客対応

・基本的に園長先生に来客の対応をさせてはいけません。園長先生はその組織の中では上の立場なので、基本的には同等に来客と接することが重要です。なのでお茶出しや来客案内などの窓口業務は事務担当が原則対応します。この時に、社会人としてのマナーがしっかり出来ていないと、その保育園自体の評価につながります。大げさかもしれませんが、企業の受付や社長秘書的な考え方で対応するつもりの応対力が必要となります。

つまり、電話対応も来客対応も、その保育園で最も適切な対応が出来なければ保育事務としての立場がないと言えるでしょう。

 

 

・事務作業(PCが使えなければ話にならない!)

・保育園や幼稚園の保育事務にとって、最も重要な仕事となります。具体的には、各種補助金の申請や、自治体への様々な報告。本部との情報共有や、備品などの管理などがあります。

ここで重要なのはPCのスキルです。基本的に現在の保育業界はPCでの書類作成ならびにデータ管理が中心です。しかし園長先生やベテランの保育士はPC操作が苦手です。なので園長先生の仕事負担を軽減することも保育事務の役割の一つです。

求められるスキルとしては『word』や『excel』の基礎知識や、一般的なタイピング能力(ブラインドタッチは出来ないものの、両手の5本の指で操作できるレベルまでは持っていきたいものです。)が必須となってきますので、独学であっても基本的な操作は勉強しておいた方が良いでしょう。逆に言えばPCが使えないのであれば正直保育事務の仕事は難しいです。

 

 

細かなミスも許されない??

・給与計算や補助金申請に関することはミスが許されません。連絡ノートの漢字ミスの比ではありません。基本的に保育事務に就く人は、細かい作業を得意とし仕事に対して慎重な人の方が向いているでしょう。数字の1違いでもミスはミスの為、それだけで補助金がおりない。給与支払いがストップなんていう事態にもなります。

 

保育補助の兼任は避けられない??

・年度末や年度初め、月末月初などの繁忙期については忙しいところが多く、保育事務の仕事に専念することが多いですが、それ以外の時期については作業量もかなり減るため、保育補助に回る機会も増えます。
さすがに担任に入ることはほとんどありませんが、常勤の場合は保育補助やフリーのポジションとして保育に入ることが多くなりますので、採用の際は事務の経験だけでなく保育士資格や、保育現場での経験がある方が有利となります。

また、保育現場で感染症が流行った時や、産休や育休が立て続けに増えてしまった時など、思わぬ事態に陥ってしまった際に、現場での仕事の比率が増えることもあります。
そういった状況になった時も動じぬように、日頃から各クラスの子どもの名前や特徴を覚えておくなど、準備を欠かさないようにしておく必要があるかもしれません。

保育士として働くのは嫌だけど、保育園で働きたいから保育事務になりたいと思う人は、正直かなり多いです。しかし”保育事務に専念”というのは現状かなり厳しいです。なぜならばどうしても保育園はチーム戦であり、残念ながら”保育事務に専念”という方は保育現場との間に溝が生まれてしまい、結果として人間関係で苦しむことになるからです。保育事務の業務については、柔軟に保育現場との連携を図れる人でなければ務まらないでしょう。

 

 

保育事務に専念できる人材とは

・上述の記事では、保育事務は保育補助に入ることは必須と記載しましたが、実際に保育事務に専念している方も多く実在します。この場合の多くは『一族経営』の親族であることが多いです。あくまでも保育士ではなく経営の立場で仕事をしている人です。では一般の保育士は保育事務に専念できないのか??そんなことはありません。今回は実際に保育事務に専念している保育士の実例を挙げていきます。

 

『事務長』という立場で実際に社会福祉法人の認可保育園で勤務をしている方は、保育現場出身の保育士です。どうしてもの緊急事態であれば保育補助に入ることもありますが、基本は保育事務に専念なのでシフトに入ることもありません。ではこの事務長と上述の保育事務とはどう違うのか。それは下記のスキルがあるかどうかです。

 

1、採用担当を兼任しており、常にそちらを優先して動いている。(休日には就職セミナーなどに参加。学校訪問やパンフレットなども作成している)

2、園長先生以上に、監査対応や第三者評価、処遇改善費等の補助金申請を含む役所対応がしっかり出来ており、園長先生の事務的業務を全て受け持っている。

3、保育補助に専念という立場であっても、いつでも保育に入る準備が出来ている。

 

つまり、その保育園では、その保育事務担当の代わりが出来ない人材であるということです。

保育事務の内容において、電話対応、来客対応、PC操作については現場の保育士でも対応することは可能です。しかし現場の保育士はこの保育士確保が難しい保育業界において採用は至難の業務です。

また、監査についても現場側の監査と運営監査では内容も異なり、中長期計画の作成や公定価格による運営費の計算と言われても『??』

保育園において一番大切なのは現場の子どもたちかもしれませんが、並行して運営面についても進めていかなければ保育園は運営できません。

こういう役割を担っている人は、当然保育補助よりも、本来の保育事務を優先することが当然となるのです。

 

事務長の給料とスキルの身に着け方とは

・事務長のスキルについては基本的に自分で勉強することと経験の両方が必要です。PCスキルや来客対応については独学で努力すれば身に着けられます。では現場の保育士にはわからない保育事務の専門知識についてはどうやって身に着けるのか。実はこれは『保育主任』『園長先生』であれば必然と勉強する機会が発生するものなのです。

各保育園には自治体から運営に必要な書類や通知が送られてくるので、それをルールに沿って対応していけば自然とそのスキルは身に付きます。その参考となるのが『開園時に区役所との間に結んだ協定書』と『園長会』と『園長・運営者向け研修』です。また保育士キャリアアップ研修のマネジメント研修でも学ぶことが可能です。

(園長先生の研修として始めて就任するときは保育初任保育所長(就任予定者)研修という研修を受けることになります。ここで運営に必要な知識を学ぶことが出来ます。)

 

 

ということは・・・現在勤務をしている保育園で担任業務等、自分が任せられている業務をしっかり行っていることを前提に、運営に関する知識を学ばせて欲しいと園長先生や運営本部の職員にお願いをすれば働きながら保育事務の知識を身に着けることが出来るのです。また実際にそちらの知識を深めていけば転職をしなくても、働いている保育園で保育事務に転身することも十分可能です。

保育事務については『実績』と『経験』はとても大きな武器になります。実際に今回の記事についてモデルになっている事務長保育士は、上述の内容が全て経験している為、転職業界でも『欲しい』と言われる人材です。更に言えば、ここまで保育事務が出来れば園長先生にも就任出来る能力を持っていると判断されているからです。

(保育のことは主任に任せて、事務と保護者対応のことは園長が担当という保育園も少なくありません。)

 

ではこのような事務長と呼ばれる保育事務に専念できる方の給料はどれくらいなのか??

これは副主任~園長先生の間の給料であることが多いです。

このモデルとなっている事務長は30代で園長先生と同額の給料をもらっており年収で500万円程度だそうです。

(園長先生はこの金額+園長手当が発生しているそうです。)

 

ですが、まずはいきなり事務長ではなく、一般の保育事務としての経験を積んでいくことが重要でしょう。

そして経験を積み重ねていくうちに事務長としてのスキルや経験は自然と結びついていきます。

大体3年、保育事務を経験すると事務長に該当するスキルは身に付くでしょう。そして保育事務での経験も保育士経験として加算することが出来ます。

ちなみに上述でも記載しましたが、一般保育事務の仕事は近年とても増えてきており就任機会はとても多いです。

もし保育事務に興味がある方がおりましたら、メールフォームからお気軽にお問合せください。

個別に質問等にお答えすることも可能ですし、保育事務に関する求人についてもご紹介することも可能ですよ★

 

 

 

 

 


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